Штатное расписание - это документ, который содержит информацию о должностях, количестве штатных единиц и тарифных ставках с учетом различных надбавок структурных подразделений организации.
Как составить штатное расписание
В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.
На основании чего заполняется
Важно иметь в виду, что, когда вы ведете запись о своем рабочем времени, вы просто используете список посещаемости, из которого работодатель в конце месяца читает, сколько дней в течение этого периода работал сотрудник на работе. Компания также может быть обязана отмечать каждый раз, когда вы покидаете рабочее место, а не только ваше прибытие. Это особенно полезно в почасовой системе начисления заработной платы.
Структура штатного расписания организации
Список посещающих сотрудников, не подписанных присутствием. Посещение присутствия на работе или обязательно.
- Список посещаемости должен присутствовать у работодателя.
- Сотрудники могут зарегистрироваться со списком присутствия делегата.
- Список посещаемости.
- Посещаемость.
Штатное расписание составляют по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности сотрудников. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.
Штатное расписание организации: инструкция по заполнению формы Т-3
Заполняем поле «наименование компании» согласно данным в учредительных документах организации.
Структура штатного расписания и срок действия
Однако Трудовой кодекс не требует от работодателя подтверждения присутствия на работе. Следовательно, считается, что работодатель совершенно свободен в выборе того, как подтвердить присутствие сотрудника на работе. Запись рабочего времени, хранящаяся на карточках рабочего времени, используется для расчета вознаграждения и других выгод работника от трудовых отношений. Каждый работодатель должен представить его инспектору Национальной инспекции труда.
Важнейшей информацией, которая должна быть включена в отчет о работе, является информация о работе с каждым днем, а также по воскресеньям и праздничным дням, а также в нерабочие дни, ночное время, сверхурочные. Записи должны также предоставлять информацию о отпусках, увольнениях и оправданных и неоправданных отказах от работы.
Проставляем код ОКПО организации.
Ставим номер, дату составления штатного расписания (в формате число, месяц, год) и период его действия.
В графе «Утверждено» указываем дату и номер приказа руководителя организации об утверждении штатного расписания, общее количество штатных единиц.
Переходим к заполнению таблицы.
Список посещаемости не заменяет лист времени
Работодатели часто ведут записи о посещаемости сотрудников на рабочем месте, чтобы вести учет рабочего времени. К сожалению, этого лечения недостаточно. Крайне важно вести учет вашего рабочего времени, потому что записи посещаемости слишком ограничены. Они не содержат всю информацию, необходимую для записи рабочего времени. Как правило, списки посещаемости состоят из подписей сотрудников, указывающих определенный день. Сотрудники обычно подписывают их либо во время их прибытия, либо когда они покидают рабочее место.
В первой и второй графе указываем соответственно наименование и код структурного подразделения организации.
В третьей графе указываем должность в соответствии с Классификатором профессий по каждому структурному подразделению в порядке подчиненности.
В четвертой графе указываем количество штатных единиц по каждой должности.
Они не имеют информации о конкретных рабочих днях в течение дня. Списки посещаемости также не содержат никакой информации о сверхурочных. Список посещаемости не может заменить лист времени. Работодатель не обязан предоставлять подтверждение присутствия сотрудников на работе. В его интересах налагать такое обязательство. Использование систем подтверждения посещаемости в основном используется для доказательств. Например, работодатель, который не сохранил сопроводительное письмо, должен нести бремя доказательства того, что работник отсутствует на работе.
В пятой графе проставляем тарифную ставку (оклад) в рублях по каждой должности.
Шестая-восьмая графы «Надбавки» заполняются в случае наличия дополнительных выплат (в рублях) работникам определенных должностей за особые условия труда, режим работы, особые знания либо поощрительные премии.
Значения девятой колонки исчисляются путем суммирования чисел в колонках 5-8 и умножения на количество штатных единиц в четвертой колонке по каждой должности.
Модуль учета рабочего времени для заполнения расписания и управления графиком работы. В листе регистрации рабочего времени можно указать информацию о фактическом рабочем времени по типу работы: нормальные рабочие часы, рабочее время в ночное время, рабочее время в отпуске, выходные дни, сверхурочные. Журнал может быть заполнен специально для выбранных сотрудников, отделов или всей компании. Можно распечатать листы рабочего времени формы, установленной Правительством Литовской Республики. Модуль также может учитывать время работы проекта, т.е. сотрудник может ввести время работы в соответствии с тем, какие проекты и как долго он работал, и после расчета заработной платы, чтобы увидеть затраты на проект.
Подбиваем итоговое количество штатных единиц (сумма значений в четвертом столбце) и итоговый месячный фонд заработной платы (сумма значений в девятой графе).
Ставим подписи руководителя отдела кадров, главного бухгалтера.
В штатное расписание могут вноситься изменения в связи с введением новой должности, ее переименованием, переводом в другой отдел, изменением тарифной ставки и т.п. на основании приказа руководителя организации.
Модуль вознаграждения предназначен для расчета заработной платы, различных сборов и вычетов. В случае окладов, выплат за отпуск или других расчетов суммы могут быть разбиты на средства, проекты, программы, цели, оперативные группы и другие предусмотренные размеры.
Учет и управление персоналом
Из накопленной информации отчеты составляются в Государственную налоговую инспекцию, Статистическое управление Литвы, все необходимые отчеты, отчеты и списки для анализа деятельности, коносаментов, сертификатов и т.д. Модуль учета и управления персоналом для управления данными о департаментах компании, информация о накоплении сотрудников, контракты на занятость, заказы, графики рабочего времени и учетные записи, различные отчеты и отчеты для формирования и печати Содры.
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 марта 2013 г.
Содержание журнала № 6 за 2013 г.М.А. Кокурина, юрист
Штатное расписание: творим самостоятельно
Оштрафовать фирму за отсутствие штатного расписания нельзя: это не нарушение трудового или налогового законодательства. Ведь обязанность иметь такой документ прямо в Трудовом кодексе не прописана. Хотя фраза «в соответствии со штатным расписанием» там все же содержитс яст. 57 ТК РФ . Кроме того, этот документ не является первичкой, необходимой для признания расходов в налоговом учете. Почему же интернет-форумы пестрят обсуждениями о том, как его заполнить? Да и к нам в редакцию с подобным вопросом читатели обращаются довольно часто.
Зачем нужно штатное расписание
ОБМЕН ОПЫТОМ
КАМИН Александр
Главный бухгалтер, г. Москва
“ До чего живуче наше советское наследие, где штатное расписание, наряду с печатью и сметой, считалось основой финансовой самостоятельности учреждения: «...оклады по штатному расписанию и с учетом соотношений численности руководителей, специалистов и служащих...».
Может, в бюджетной сфере контроль слабоват, поэтому без штатного расписания там и не обойтись. Но в работающих ради прибыли коммерческих компаниях самое главное - это сэкономить и проконтролировать. Если фирма небольшая, то руководитель поименно знает, кто, как и за что работает. В средней и тем более крупной компании отчеты по кадрам такие бывают, что типовое штатное расписание, как говорится, и рядом не лежало.
Так что сами думайте: иметь вам штатное расписание или не иметь. Я отвечаю так: «В нашей организации такого документа нет! »” .
На самом деле полное, правильно составленное штатное расписание обобщает сведения о численности и структуре персонала организации и расходах на зарплату. То есть из него вы можете видеть, сколько штатных единиц способны обеспечить нормальную деятельность компании и сколько денег надо на зарплату.
Унифицированные формы первичных документов в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюсПримерно то же самое хотят увидеть из вашего штатного расписания и проверяющие. Налоговой или трудовой инспекциям, ПФР и ФСС предписано запрашивать на проверках штатное расписание, и они это делают. Сопоставляют сведения из него с информацией о зарплатах из трудовых договоров, приказов о приеме на работу, расчетных листков, показаний работников. В частности, для выявления серых выплат, проверки правильности расчета страховых взносов или применения налоговых льго тп. 91 Методических указаний, утв. Постановлением ФСС от 07.04.2008 № 81 ; приложение 1 к Методическим рекомендациям, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п .
Между прочим, встречаются суды, которые поддерживают трудинспекции и штрафуют компании за нарушение трудового законодательства, когда размер оклада, прописанный в трудовом договоре, не соответствует размеру, указанному в штатном расписани иРешение Ленинградского облсуда от 04.08.2011 № 7-478/2011 .
Есть и такая позиция судей: штатное расписание в полной мере подтверждает величину оклада работника наравне с трудовым договором и приказом о приеме на работ уАпелляционное определение ВС Республики Бурятия от 07.11.2012 № 33-3034 . Но не все суды считают штатное расписание необходимым для компании документом, в частности доказывающим уровень зарплат в организаци иПостановление ФАС СЗО от 08.11.2011 № А26-3875/2010 .
Кроме того, штатное расписание может пригодиться в случае спора с работником, уволенным с формулировкой «по сокращению численности/штата работников». Чтобы доказать правомерность увольнени яст. 179 , п. 2 ст. 81 ТК РФ , вы можете представить в суд именно штатные расписания и/или изменяющие их приказы, издававшиеся до и после отказа:
- <или> от каких-либо должностей, если было сокращение штата (предположим, устранена должность старшего кассира);
- <или> от каких-либо штатных единиц, когда прошло сокращение численности (к примеру, вместо трех единиц кассиров осталась одна).
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Штатное расписание с внесенными в него изменениями послужит дополнительным доказательством в случае судебного спора с работником, уволенным по сокращению численности или штата.
И если у вас не будет изменений в штатном расписании на дату издания приказа об увольнении работника по сокращению, суд может восстановить его на работе и обязать вас оплатить ему дни вынужденного прогул аКассационное определение ВС Удмуртской Республики от 27.09.2010 № 33-3088 .
Так что решение - иметь или не иметь штатное расписание - действительно за вами. И наши дальнейшие рекомендации для тех, кто утвердительно ответил на этот вопрос.
Что записать в штатном расписании
При составлении этого документа можно воспользоваться формой № Т-3утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Обязательной она уже не является, но, чтобы вам не изобретать велосипед, возьмите ее за основу и при необходимости доработайте «под себя». Допустим, в вашей фирме нет надбавок - тогда уберите ненужную графу.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“ Порядок оформления первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте об учетной политике организации.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1, содержат необходимые реквизиты, соответствуют требованиям законодательства, привычны в работе. Поэтому рекомендуется продолжать использовать эти формы, в том числе форму № Т-3” .
Мы приводим образец заполнения штатного расписания с использованием унифицированной формы № Т-3.
|
ООО «Ясные зори»Можно написать полное или сокращенное наименование организации в том виде, как оно записано в учредительных документах наименование организации |
Код | Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
|||
| Форма по ОКУД | 0301017 | ||||
| по ОКПО |
| ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ | Номер документа | Дата составления | УТВЕРЖДЕНО | ||
| 3Используйте сквозную нумерацию для всех своих штатных расписаний - так удобнее | 20.03.2013 | ||||
| на период ________ Период действия штатного расписания можно не указывать, ведь законодательство не устанавливает сроки действия этого документа или обязательные периоды его изменения. Оно может быть утверждено один раз и действовать бессрочно, если изменений в нем не будет. А если понадобятся масштабные изменения в штатном расписании, вам в любом случае лучше утвердить его новую редакцию, даже когда установленный вами период его действия еще не истек с « 1 » апреля 20 13 г. Отдельно указываете дату, с которой штатное расписание вступает в силу. Так сразу видно, когда оно станет действующим, и не надо заглядывать в приказ о его утверждении |
Приказом организации от «25 » марта 2013 г. № 3-5 |
||||
| Штат в количестве 24 единиц |
| Структурное подразделение |
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификацияРабота по некоторым должностям, специальностям или профессиям связана с предоставлением льгот (например, ранний выход на пенсию по старости) или наличием каких-то ограничений (например, сокращенный рабочий день). В таких случаях наименования этих должностей, специальностей, профессий, а также структурных подразделений, в которых они числятся, должны точно соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках. И все эти названия должны быть одинаковыми в штатном расписании, трудовом договоре, трудовой книжке. Поэтому, если у вас есть, к примеру, вредное производство, тяжелые опасные работы, не забудьте свериться со Списком производств, цехов, профессий и должносте йутв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.74 № 298/П-22 |
Количество штатных единицЗдесь вы указываете, сколько работников на каждой должности предусмотрено в вашей организации. А также записываете неполные штатные единицы, например, при работе неполное рабочее время - 0,25; 0,5; 0,75 ставки. Лучше сделать штатное расписание максимально полным, то есть вписать в него те должности и такое их количество, которые нужны для работы компании. Тогда в него не придется вносить изменения каждый раз при выходе на работу новых сотрудников |
Тарифная ставка, оклад и пр., руб.Оклад надо записать: в твердой сумме (без указания вилки, к примеру 23 000- 30 000 руб.); только в рублях (в у. е. или иностранной валюте - нарушение, за которое трудинспекция может оштрафоват ьст. 5.27 КоАП РФ ); в сумме не ниже 5205 руб. - нынешнего МРОТ для полной ставк ист. 133 ТК РФ ; ст. 1 Закона от 03.12.2012 № 232-ФЗ |
Надбавки, руб.Укажите надбавки, предусмотренные законодательством (например, районные коэффициенты за работу в местности с особыми климатическими условиями, доплаты за вредные условия труда). Надбавки, в отличие от оклада, можно записывать: <или> в виде фиксированной суммы в рублях; <или> в процентах от оклада; <или> в виде коэффициента. Премии, бонусы и персональные надбавки здесь расписывать не надо |
Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4В этой графе можно поставить прочерк, если надбавки указаны в процентах или коэффициентах. Но для полного расчета ФОТ лучше пересчитать процентные надбавки в твердые суммы и включить их в общую сумму оплаты труда |
ПримечаниеВ примечании можно отметить важные для вас особенности режима работы или оплаты по должности. В частности, в этой графе можно: <или> сделать ссылку на локальный нормативный акт, устанавливающий доплаты «за вредность» в более высоком размере по сравнению с предусмотренными законодательством; <или> указать, что по какой-то профессии оплата сдельная |
|||
| наименованиеНазывать свои структурные подразделения и должности вы можете как хотите. К примеру, «бухгалтерия» или «отдел бухгалтерского учета и экономики», «главный бухгалтер» или «руководитель отдела бухгалтерского учета и экономики» | кодКоды подразделениям вы присваиваете самостоятельно, чтобы можно было определить структуру компании и подчиненность подразделений друг другу | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Администрация | 01 | Генеральный директор | 1 | 46 000 | - | - | - | 46 000 | |
| Секретарь | 1 | 15 000 | - | - | - | 15 000 | |||
| Бухгалтерия | 02 | Главный бухгалтер | 1 | 34 000 | - | - | - | 34 000 | |
| Старший бухгалтер | 1 | 28 000 | - | - | - | 28 000 | |||
| Экономист | 0,5 | 28 000 | - | - | - | 14 000 | |||
| Отдел закупок | 03 | Руководитель отдела закупок | 1 | 28 000 | - | - | - | 28 000 | |
| Товаровед | 2,5 | 22 000 | - | - | - | 55 000 | |||
| Менеджер по закупкам | 2 | 16 000 | - | - | - | 32 000 | |||
| Отдел розницы | 04 | Администратор торгового зала | 1 | 18 000 | - | - | - | 18 000 | |
| Продавец | 3 | 15 000 | - | - | - | 45 000 | |||
| Продавец-кассир | 4 | 15 000 | - | - | |||||