Учёт аренды проката техники имеет свои специфические особенности. В этом бизнесе нет систематического расхода средств, а только приход. Также - ставка за час аренды каждого транспортного средства фиксирована. Эти два момента облегчают ведение бухгалтерского учёта. С другой стороны, если транспортных средств или спецтехники много, возникает сложность учёта свободных и занятых объектов в режиме реального времени. Выполнение всех этих задач проще реализовать в полуавтоматическом режиме на специализированном программном обеспечении.
Пример учёта аренды автомобилей
Предположим, некая компания имеет автопарк из 5 кроссоверов, 7 легковых автомобилей среднего класса и 10 единиц мототехники. Основная специализация компании - сдача транспортных средств в аренду туристам, желающим прокатиться на достопримечательности или просто попутешествовать по стране с семьёй. Кроме того, клиенты снимают презентабельные автомобили на свадьбу.
Итак, за неделю одна семья арендовала кроссовер на 5 дней для путешествия, два раза клиенты снимали легковые авто на свадьбу (в понедельник три автомобиля, в четверг - два), группа друзей арендовала 5 мотоциклов на сутки, ещё двое клиентов взяли в прокат кроссоверы - один на неделю (в среду), второй - на три дня (в четверг).
Как видите, чтобы реализовать запись обо всех этих данных в табличном виде и не запутаться при этом, нужно хорошо подумать над созданием формы. Но всё равно в табличном виде отчёт понятен не сразу, нужно сначала вникнуть и разобраться со способом подачи - в каком столбце что должно отображаться.
Специализированная программа учета аренды проката - «АрендаСофт»
Мы разработали систему для проката спецтехники и автомобилей, отображение данных в которой происходит в принципиально другой форме. Вместо таблиц для фиксации всех происходящих сделок используются отдельные карточки на каждого клиента или автомобиль (по желанию владельца программа настраивается). Такая новая форма подачи информации непривычна для бухгалтеров, зато намного более удобна, чем учет аренды и проката 1С, в чём вы можете убедиться сами прямо сейчас.
Преимущества АрендаSoft для учёта проката техники
- Карточки на автомобиль или клиента содержат всю историю сделок, которая ни с чем не путается.
- Есть карта всех объектов техники с обозначением занятых и свободных в реальном времени.
- Поступление платежей за прокат авто система обрабатывает и записывает самостоятельно.
- С помощью нашей системы вы сможете автоматизировать большинство рутинных бухгалтерских задач.
- Работать в «АрендаСофт» можно с мобильных устройств через специальное приложение.
- Поддерживается очень большой список программ для импорта или экспорта данных из них.
- Отчёты составляются в визуально удобной форме в виде цветных графиков.
Если вы имеете несколько единиц техники для сдачи в аренду, советуем вам прямо сейчас бесплатно попробовать нашу программу, чтобы на своём опыте убедиться в её удобстве и функциональности.
Вести учет аренды и проката очень кропотливое дело, так как нужно удерживать в голове огромный объем информации: кто арендовал, в каком состоянии, когда должен вернуть, какой залог и многое другое.
В силу своей человеческой забывчивости, оперировать таким количеством данных просто невозможно без использования вычислительных машин. Многие по-старинке ведут учет в блокноте или, в крайнем случае, в эксель файлах, но как показывает практика, рано или поздно такой метод учета заводит в тупик. Причина возникновения проблем- разрозненность данных и отсутствие инструментов для удобной работы с этими информационными массивами. В такие моменты на помощь приходят программы для управления прокатным сервисом. Где ее найти и как выбрать, Вы узнаете из статьи.
Какие программные решения для учета аренды и проката есть на рынке?
Выбирая программу для проката и аренды стоит помнить о том, что ПО должно не просто помогать вести учет заказов и клиентскую базу, но и упрощать работу. То есть присылать уведомления клиентам об акциях или сроках возврата товара, напоминать о закупках товаров и сроках их проверки, самое важно быть простой в использовании и легкой в обучении.
На рынке софтовых решений есть очень много программ для учета аренды и проката, из которых всего одна объединяет все вышеописанные функции и соответствует современным требованиям ведения бизнеса. В данной статье речь пойдет о Gincore - специализированном ПО, что упростит работу и учет прокатному сервису.
Возможности программы Gincore
1. Учет заказов
2. Складской учет
3. Инвентаризации
4. Торговля
5. Бухгалтерский учет
6. Интеграция с Google Analytics
8. Сообщения СМС
9. Интеграция с телефонией
10. Логистика
11. Статистика и аналитика
12. Интеграция с торговым оборудованием
13. Контроль сроков выполнения заказов
14. Конструктор печатных документов
Преимущества программы. Почему Gincore?
1. Быстро: быстрая регистрация, которая занимает всего пару минут. И Вы сразу же можете приступать к автоматизации своего прокатного сервиса.
2. Просто: все инструкции по обучению работе с программой находятся на youtube-канале в свободном доступе абсолютно бесплатно.
3. Удобно: перенести данные со старой системы учета можно всего за несколько часов, для этого используйте функцию экспорта/импорта данных в эксель файлах.
4. Безопасно: все данные хранятся на серверах двух стран, ежедневно делаются автоматические резервные копии системы, что гарантирует сохранность Вашей информации. Уровень доступа для сотрудников Вы настраиваете самостоятельно.
5. Выгодно: низкие цены и возможность пользоваться системой на бесплатном тарифе.
Аренда имущества, несмотря на срок договора, величину дохода, получаемого от подобных операций, требует тщательного документального оформления и правильного отражения на счетах бухгалтерского учета. Рассмотрим в статье, как осуществляется учет аренды оборудования у каждого из участников договора.
Как оформить операции по аренде?
Все операции, связанные с получением дохода или расходов от аренды имущества, должны иметь документальное подтверждение как у арендатора, так и у арендодателя. Операции по аренде имущества предполагают обязательное оформление следующих документов:
- договора аренды;
- счета-фактуры на сумму арендной платы.
Реальную дату передачи оборудования подтверждает акт приема-передачи. Этот документ может быть подписан одновременно с договором аренды. Если при передаче оборудования одна из сторон по какой-либо причине отказывается подписывать акт, то договор аренды будет расторгнут, поскольку реального факта передачи имущества не установлено.
В этом документе следует указать наименование передаваемого объекта, его характеристики. До подписания акта приема-передачи арендодатель не может требовать перечисление арендной платы. Отсутствие такого документа не дает возможности арендатору внести в перечень расходов для определения финансового результата затраты на оплату аренды.
Поскольку арендодатель является плательщиком НДС, то сохраняется обязанность составлять счета-фактуры на величину арендной платы. Отсутствие такого документа является нарушением правил бухгалтерского учета, влекущее за собой штрафные санкции. Если счет-фактура не выписан, то у арендатора нет оснований для предъявления к вычету суммы НДС по арендной плате или к отнесению этой суммы на затраты производства (см. → ).
Отражение операций по аренде оборудования у арендодателя
Когда аренда относится к обычным видам деятельности
Когда аренда является обычным видом деятельности юридического лица, то для учета таких операций применяется счет 90. На протяжении месяца арендодатель собирает все затраты, связанные с предоставлением оборудования в аренду, на счетах 20, 23, 26, 44. По завершении месяца такие затраты списывают на счет 90.
К таким расходам можно отнести арендную плату, начисляемую арендодателем по сданным основным средствам, издержки по ремонту оборудования, проведенного за счет его средств.
Для учета доходов от предоставления имущества в аренду также используется счет 90 в корреспонденции со счетом 76. По завершении месяца путем сравнения дебета и кредита счета 90 определяется финансовый результат от арендных операций.
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дт | Кт | |
| 20,23,26,44 | 10, 70, 69, 02 | |
| 90 | 20,23.26,44, 68 | |
| 76 | 90 | |
| 99 | 90 | |
| 90 | 99 | |
Когда аренда не относится к обычной деятельности
Когда предоставление оборудование в аренду не относится к постоянной деятельности организации, то для учета таких операций необходимо применять счет 91, а не 90. Затраты, связанные с арендой, показывают по дебету счета, а доходы – по кредиту. Важно помнить о том, что предоставление основных фондов в аренду требует обязательного начисления НДС и его уплаты.
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дт | Кт | |
| 20,23,26,44 | 10, 70, 69, 02 | Расходы на ремонт оборудования, начисление амортизации сданного в аренду имущества |
| 91 | 20,23.26,44, 68 | Списание расходов по сданному в аренду оборудованию в конце месяца, НДС |
| 76 | 91 | Доход от сдачи имущества в аренду |
| 51 | 76 | Получены денежные средства в счет оплаты аренды имущества |
| 99 | 91 | Получен убыток от предоставления оборудования в аренду |
| 91 | 99 | Получена прибыль от предоставления оборудования в аренду |
Отражение аренды оборудования у арендатора
Взятое в аренду оборудование арендатор показывает за балансом на счете 001 в сумме, зафиксированной в договоре аренды. По таким основным фондам износ у арендатора не начисляется.
Арендная плата, перечисляемая арендатором за пользование оборудованием, относится у него на затраты и, так же как у собственника, включает в себя НДС. После окончания действия договора, оборудование, возвращенное собственнику, будет списано с забалансового счета 001.
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дт | Кт | |
| 001 | Принято к учету оборудование, полученное в аренду | |
| 20,44 | 76 | Начислена арендная плата за пользование оборудованием |
| 76 | 51 | Перечислено за аренду оборудования собственнику |
| 19 | 76 | Выделен НДС |
| 68 | 19 | НДС по аренде предоставлен к вычету |
| 001 | Снято с учета и возвращено собственнику арендованное оборудование | |
Затраты на ремонт оборудования
- Дт 20, 44 Кт 10, 70, 69, 76 – отражены расходы, связанные с ремонтом оборудования, взятого в аренду;
- Дт 19 Кт 76 – на сумму НДС со стоимости ремонта, который выполнялся подрядным способом;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету.
Если ремонт по договору должен оплачиваться арендодателем, то его стоимость можно учесть в счет будущей арендной платы.
Арендатор, выполнивший ремонт, отражает расходы на счетах 20 или 44, а затем списывает их на счет 76: Дт 76 Кт 20, 44
Когда арендная плата получена наперед
Если плата получена у арендодателя
Нередко встречается ситуация, когда арендная плата перечисляется арендатором наперед. В этом случае собственник имущества должен учитывать ее как доходы будущих периодов и применять для этого счет 98.
Например, предприятие подписало договор о сдаче своего оборудования в аренду сроком на 12 месяцев, в соответствии с которым арендная плата составляет 72000 рублей за весь период (в т.ч. НДС 12000 рублей). Арендатор перечислил всю сумму единоразово на расчетный счет собственника при передаче оборудования в аренду.
Арендодатель в бухгалтерском учете должен выполнить следующие проводки: (нажмите для раскрытия)
- Дт 51 Кт 76 = 72000 – получено на расчетный счет за аренду;
- Дт 76 Кт 68 = 12000 – начислен НДС, подлежащий уплате с арендной платы, перечисленной наперед;
- Дт 76 Кт 98 = 60000 – отражена сумма дохода по аренде, полученная наперед;
- Дт 98 Кт 90 = 5000 – на сумму выручки от предоставления оборудования в аренду. Проводка выполняется ежемесячно на протяжении срока аренды;
- Дт 68 Кт 76 = 1000 – на сумму восстановленного НДС. Проводка выполняется ежемесячно.
Если плата получена у арендатора
При оплате аренды наперед, величину таких расходов у арендатора следует показывать на счете 97. Рассмотрим это на предыдущем примере:
- Дт 76 Кт 51 = 72000 – оплачено за аренду оборудования наперед;
- Дт 97 Кт 76 = 60000 – показана оплаченная наперед аренда в составе расходов будущих периодов;
- Дт 19 Кт 76 = 12000 – выделен НДС;
- Дт 20 Кт 97 = 5000 – включена в затраты текущего месяца часть оплаты аренды;
- Дт 68 Кт 19 = 1000 – НДС, относящийся арендной плате за месяц.
Последующий выкуп арендуемого имущества
При выкупе арендованного имущества в первую очередь собственнику необходимо перечислить выкупную стоимость объекта:
Дт 76 Кт 51.
После того объект принимается на баланс. Все расходы, связанные с поступлением такого имущества, необходимо отразить на счете 08. Сумма, перечисленная арендодателю при выкупе имущества, должна числиться по дебету счета 08:
Дт 08 Кт 76.
Та арендная плата, которая была перечислена собственнику до выкупа оборудования, также учитывается на счете 08 и является амортизацией:
Дт 08 Кт 02.
После того, как все затраты по выкупу арендованного оборудования собраны на счете 08, при вводе в эксплуатацию они списываются на счет 01:
Дт 01 Кт 08.
Ответы на вопросы по учету аренды оборудования
Вопрос №1. В договоре аренды не указана стоимость оборудования, передаваемого в аренду. Как арендатору оценить объект, и по какой стоимости отразить его за балансом?
В такой ситуации можно выбрать один из трех вариантов: (нажмите для раскрытия)
- Можно самостоятельно оценить имущество. За основу оценки берется величина материального ущерба, которую придется возместить собственнику в случае, если оборудование будет испорчено арендатором. Эту стоимость необходимо отразить на счете 001 и в пояснительной записке к отчетности.
- Можно показать в качестве стоимости оборудования сумму арендной платы за весь срок действия договора.
- Можно оценить стоимость имущества, принятого в аренду, по минимальной условной стоимости.
Вопрос №2. Кто проводит инвентаризацию оборудования, переданного в аренду?
Поскольку можно пересчитать оборудование только по месту его фактического нахождения, значит, инвентаризация должна осуществляться силами арендатора. При этом необходимо убедиться в наличии и полноте оформления первичных документов по арендованному имуществу. Это могут быть копии инвентарных карточек, полученных от собственника имущества.
Результаты ревизии арендованного оборудования фиксируются в отдельной описи, составляемой по каждому арендодателю в трех экземплярах. Два экземпляра документа остаются на предприятии, а третий предоставляется арендодателю. Таким образом собственника уведомляют о наличии и состоянии арендованного имущества у арендатора.
Вопрос №3. Как правильно оформить аренду оборудования в ООО при упрощенной системе налогообложения?
Не зависимо от того, какую систему налогообложения применяет арендатор, основным документом, определяющим отношения между сторонами этого процесса, является договор аренды. Поэтому наличие грамотно составленного договора аренды обязательно. В этом документе следует прописать объект договора, срок его действия, размер и сроки перечисления арендной платы.
При передаче оборудования необходимо оставить акт приема-передачи.
Арендатор учитывает арендованные объекты за балансом на счете 001. Расходы, которые были понесены арендатором для поддержания оборудования в состоянии, пригодном для эксплуатации, относятся на затраты по обычным видам деятельности. Расходы на арендную плату уменьшают налогооблагаемую базу при расчете упрощенного налога.
Учет аренды
Для любой компании, занимающейся прокатом и арендой, крайне необходима автоматизация проката и аренды. Без автоматизации очень затруднительно вести учет аренды, учет проката, рассчитывать суммы для оплаты за аренду, следить за своевременным возвратом, вести черный список ненадежных клиентов. После автоматизации все это станет легче легкого. Наша программа для проката позволит без труда провести автоматизацию предприятия. Программа управления арендой позволит вести учет аренды автотранспорта, учет аренды оборудования, учет аренды строительной техники, учет аренды земли, учет аренды недвижимости и многого другого. Программа прокат в целях обеспечения безопасности данных для входа в систему требует ввода логина и пароля, это одна из мер безопасности, и только потом работать. Также за каждым логином закреплена своя роль. Роли определяют права логинов в системе учета аренды и проката. Благодаря использованию ролей каждый логин видит только то, что предназначено ему, и рядовые сотрудники не получат доступ к аналитическим и финансовым отчетам, предназначенным для руководителя. Также в программу учета встроен специальный модуль, который ведет историю изменения и удаления всех данных (отмечается кто, когда, где и что сделал), просто так, без следа, ничего не пропадет из базы данных нашей программы. Все клиенты, с которыми ведется работа, заносятся в базу данных. Благодаря единой базе данных можно в любое время найти необходимую информацию по клиенту. Каждому клиенту можно задать статус, добросовестный он, или же он в черном списке. Управление арендой ведется в специальном модуле. В этом модуле производится регистрация аренды. Отмечается дата и время, какому клиенту (клиент выбирается из единой базы данных) и на какой срок были переданы вещи в аренду. Отдельным списком перечисляются вещи, переданные в аренду, их количество и инвентарный номер. Сразу после заполнения всех данных можно распечатать акт приема-передачи, а при возврате акт возврата. Документы программа формирует сама. После того, как документы сформировались, они могут быть распечатаны на принтере либо экспортированы в Excel, Word или графический файл. Также за любой записью о прокате можно закрепить сторонние документы, это очень удобно, когда все собрано в одном месте. Не нужно тратить лишнее время на поиск. Оплаты за аренду также фиксируются в этом модуле на отдельной вкладке.
Также наша программа для аренды позволяет вести подробный складской учет. Вести оприходование новых вещей, списание старых, проводить инвентаризации. Программа учета аренды имеет функционал для рассылки сообщений через SMS и писем по E-mail. Рассылка делается очень легко, достаточно просто сформировать специальным отчетом список нужных клиентов, создать сообщение и разослать эти сообщения. Каждый раз набирать сообщения по новой не надо, программа позволяет создавать шаблоны заранее. При рассылке остается только выбрать нужный шаблон.
Для руководства наша программа для учета аренды предлагает набор подробных отчетов о деятельности компании. Отчеты позволяют получить подробные данные о передвижениях финансов в компании, узнать на что и куда, и в каком количестве уходят деньги. Можно без труда оценить работы своих сотрудников, узнать кто самый эффективный. Специальный отчеты покажут положение дел на складе. Отдельный отчет покажет, что в данный момент находится в прокате, в каком количестве и на какую сумму. Каждый отчет может быть легко распечатан на принтере или выгружен в Excel, Word или один из графических форматов. Благодаря автоматизации Вы разложите все по полочкам в своей компании и ничто не останется без внимания!
Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ - Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!
Анатолий Вассерман о новой версии 5.0 программы УСУ
Кроме мнений о программе USU обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9.12.1952г. По образованию инженер, окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности. После окончания института устроился работать программистом, затем - системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году, приняв участие в клубе «Что? Где? Когда?» и на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в течение двух лет, с 2001 по 2002 гг. и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. По спортивной версии «Своей игры» становился пятикратным чемпионом Украины. Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый и серебряный призёр 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады», Всемирных игр знатоков в 2010 году по «Своей игре».
Дополнение к программе для профессиональных управленцев - Библия Современного Руководителя
Дополнение к программе для профессиональных управленцев: для развития бизнеса и повышения доходов. Уникальный продукт, разработанный на стыке двух наук: экономики и информационных технологий. Аналогов нет
С развитием технологий жизнь ускоряется. Везде нужно успеть – ведь чем быстрее делаешь дела, тем больше зарабатываешь. По этой причине очень важно иметь под рукой многофункциональное мобильное приложение.
Александр Друзь об Универсальной Системе Учета
Кроме мнений о программе USU обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Среди них первый магистр интеллектуальной игры "ЧГК" Александр Друзь. Шесть раз награждался призом "Хрустальная сова" в качестве лучшего игрока клуба. Обладатель "Бриллиантовой совы" – приза лучшему игроку. Получил звание чемпиона телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», поставил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных каналах телевидения.
Максим Поташёв об эффективности программы УСУ
Кроме мнений о программе USU обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев - магистр игры «Что? Где? Когда?», четырежды стал обладателем приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все годы существования элитарного клуба, созданного в 1975г. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Вручены «Большая хрустальная сова» и главный приз юбилейных игр - «Бриллиантовая звезда» магистра игры. Член правления и с 2001 года - вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии - математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в Московском физико-техническом институте. В августе 2010 года назначен президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, помогающую различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.
Сергей Карякин о тактике в бизнесе
Кроме мнений о программе USU обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в мировой истории, что вошло в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Награжден Кубком мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрой шахматной игре, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Получил орден «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации в шестом составе. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и стран Европы. Победитель и призёр множества крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске в турнире показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Вошел в полуфинал Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.
Возможности автоматизации проката
Ниже представлен краткий перечень возможностей программы УСУ - Универсальной Системы Учета. В зависимости от конфигурации программного обеспечения список возможностей может меняться – становиться меньше или больше.
- Для входа в программу по учету аренды необходимо вводить логин, пароль и роль.
- Роли помогают в управлении доступом пользователей к системе.
- Благодаря возможности работы через интернет Вы можете заниматься управлением фирмы по прокату, не выходя> из дома.
- В нашей программе ведется занесение действий пользователей в лог событий.
- Программа аренды позволяет заниматься как учетом аренды, так и вести продажи.
- В учете денежных средств можно вести приход, расход и перевод между кассами.
- Программа по контролю проката может работать и по локальной сети и через интернет.
- Наш софт контроля аренды поддерживает возможность экспорта отчетов в Excel и Word.
- Программа позволит держать под контролем сроки возврата вещей.
- Полный контроль над финансовыми потоками.
- Разнообразные отчеты помогут в контроле склада.
- Управление автоматизацией.
- Программа по управлению прокатом позволяет проводить инвентаризацию склада.
- С нашей программой Вы можете производить рассылку SMS-сообщений.
- Специальный отчет покажет, что находится в аренде в данный момент.
- Вся аренда ведется в единой базе, в специальном модуле прокат.
- Программное обеспечение УСУ - Универсальная Система Учета включает также множество других возможностей!