Практически каждый из нас сталкивается в жизни с ситуациями, которые требуют предоставления заверенных определенным способом документов. Без таких отметок просто невозможно осуществить некоторые действия. Определенные инстанции требуют заверки каждой бумажки у других должностных лиц.
В принципе, во многих случаях достаточно будет подписи самого лица, которое предоставляет документы. Но иногда понадобится поставить соответствующие обозначения у специальных работников, например, нотариусов. Такие действия имеют специальный порядок и юридическое значение.
Сертифицированные оригинальные документы для сканирования и загрузки
Вы должны отсканировать оригиналы, сертифицированные документы. Это означает, что ваши оригинальные академические документы должны быть выданы представителем Канцелярии академического регистратора, Экзаменационной канцелярией или аналогичным офисом, который выдает официальные документы в вашем университете. Официально выпущенный означает, что ваша оригинальная стенограмма должна быть отпечатана и подписанное издающим учреждением.
Сертифицированные копии документов для представления через регулярную почту
Нет требований к сертификации для неакадемических документов, которые вы загружаете. Важно то, что сканирование имеет оригинальные документы и цвет. В разделе Инструкции по загрузке. Все копии оригинальных академических документов должны быть засвидетельствованы как настоящие копии оригинала. Это означает, что копии должны быть отпечатаны и подписаны издающим учреждением или нотариусом.
Поэтому довольно часто у нас возникает вопрос: "Какие документы необходимо заверять, как заверять документы «копия верна», кто этим занимается?" Если заглянуть в нормативно-правовые акты, то ответы довольно просты.
Копия документа
Прежде всего необходимо определиться с самим понятием, которое будет рассматриваться в статье как фигурирующее. Копией документа является полное идентичное воспроизведение информации с оригинала. При этом сохраняется форма, содержание и порядок изложения данных, но бумага не имеет юридической силы.
Копии могут быть сделаны только из оригинального документа, например, дипломы, дипломы, сертификаты и т.д. копии копий не принимаются. Чтобы подтвердить копии документов, вы должны представить как оригинал, так и копию документа лицу, выполняющему аттестацию. Каждая копия и страница должны подтверждаться отдельно и четко указывать.
Требования к документу, копия которого заверяется
Должна быть возможной возможность при поступлении в университет при поступлении в Швецию в случае необходимости связаться с аттестованным офицером.
- Это должно быть напечатано разборчиво под подписью или на марке.
- Марка, заявляющая только «Истинная копия с копией», не будет принята.
Заверенная копия представляет собою тот же документ, о котором только что говорилось, но при этом имеющий специальные отметки, предоставляющие ему правовую основу для действия.
Довольно часто случается так, что дубликатом определенного подлинника признается исключительно та копия, которая имеет специальную заверку. Просто отксеренный лист бумаги в некоторых правовых взаимоотношениях не играет абсолютно никакой роли.
Другие документы, представленные через регулярную почту
Аттестация других сотрудников, таких как профессорско-преподавательский состав или колледж, неприемлем. Также должны быть засвидетельствованы копии некоторых документов, которые вы отправляете через обычную почту. Это означает, что кто-то должен подтвердить, что копия является подлинной копией исходного документа. Вы можете попросить учителя, школьного чиновника или друга подтвердить вам копию. На каждой копии они должны распечатать свое имя, предоставить свою подпись и написать свой номер телефона.
Форма копии документа
В законодательстве существуют нормы, которые определяют особые требования к документу, что называется копией. К ним относят:
- сохранение формы и содержания;
- воспроизведение всех реквизитов;
- оформление на обычном листе или фирменном бланке (в зависимости от ситуации);
- сохранение даты, индекса, адреса в соответствии с оригиналом, вне зависимости от того, где такая копия составлялась.
То есть дубликат должен быть идентичным. Он не может содержать информацию, которой не было в оригинале документа. При этом важно сохранять всю последовательность излагаемой информации.
Необходимо подтвердить следующие копии документов. Верхние вторичные документы Копии результатов теста на английском языке. . Большинство заявителей могут загрузить свои документы. Для нескольких стран заявители должны отправить копии своих академических документов через обычную почту. Для некоторых других заявители должны попросить свой университет отправить свои стенограммы непосредственно в университетские поступления. Перейдите на Шаг 2 и найдите свою страницу информации о конкретной стране.
Какие документы может заверить отдел кадров организации?
Юристы часто удостоверяют, что копия документа является подлинной копией оригинала. Чтобы сохранить пальцы сертифицирующего практикующего, у многих юридических фирм были специальные марки. Такая сертификация обычно принимается без каких-либо вопросов организациями, требующими аутентификации копии. Готовые марки сидят на столе или в ящике как часть офисного ландшафта.
Виды копий
На сегодняшний день можно выделить две формы дубликатов:
- копия, сделанная при помощи технических средств;
- вновь созданный документ.
Первый вариант, как правило, осуществляется при помощи ксерокса. В данной ситуации оригинал просто копируется и заверяется уполномоченными лицами.
Второй способ характеризуется тем, что на основе первоначального варианта создается новый документ, который в полной мере ему соответствует. Он не использует техническое копирование, а предпринимает те же варианты создания, что и оригинал.
Рекомендуется, чтобы организация, у которой есть какие-либо сомнения относительно подлинности сертификации, должна проверить с сертификатором. Новозеландское юридическое общество издало предупреждение банкам и другим учреждениям о том, что они должны быть осторожны и проверять с юридической фирмой, если у них есть какие-либо сомнения относительно подлинности сертификации.
Хотя поддельная марка, в которой говорилось: «Мы подтверждаем, что это настоящая копия оригинала», похоже, не использовалась снова, это указывает на необходимость ухода за тем, что является обычным сервисом, предоставляемым адвокатами. Теперь представляется, что сборные марки, используемые для обычной сертификации, могут быть недостаточными, если сертификация предназначена для клиента субъекта отчетности в соответствии с Законом.
Заверение дубликата
Довольно часто возникает вопрос о том, как заверить копию документа. Нормативно-правовой базой предусмотрен ряд случаев, когда дубликаты в обязательном порядке должны содержать специальные отметки. Такие знаки подтверждают верность документа и его идентичность оригиналу.
В настоящее время «отчетными субъектами», регулируемыми Законом, являются определенные предприятия, предлагающие финансовые и сопутствующие услуги. К ним относятся финансовые учреждения, казино, финансовые консультанты и доверенные поставщики услуг. Отчитывающиеся лица теперь обязаны проводить тщательную проверку клиентов на своих клиентах, бенефициарных владельцах своих клиентов и всех, кто действует от имени своих клиентов. Для этого есть два элемента: «идентификация» клиента; и «проверка личности» клиента.
Чтобы включить проверку подлинности, клиент должен предоставить определенную идентификационную информацию отчетному объекту и подтвердить его. Юристов, в роли «доверенных судей», часто просят удостоверять документы, удостоверяющие личность, в соответствии с обязанностью отчитывающейся организации проверять идентификационную информацию.
Как правильно заверить копию документа? В зависимости от той ситуации, для которой предоставляется дубликат, можно выделить три формы проставления подтверждения юридической точности копии документа. К ним относят:
- заверка нотариусом;
- проставление отметок государственными инстанциями;
- подтверждение идентичности частным лицом.
Первый вариант предусматривает использование нотариальных услуг. Например, для того чтобы предоставить документы для некоторых регистрационных дел по доверенности, предусматривается заверение копии именно таким должностным лицом.
На этом этапе важно подчеркнуть, что юристы и некоторые другие специалисты явно освобождаются от Закона. Хотя это освобождение будет отменено в будущем, у адвокатов в настоящее время нет законных обязательств по этому закону. Их участие - и формулировка на марках - чаще всего возникает, когда они выступают в качестве «доверенных судей», которые удостоверяют документацию, удостоверяющую личность.
В соответствии с Законом была введена определенная степень сложности, позволяющая субъектам отчетности либо применять кодекс практики проверки подлинности, либо принимать «одинаково эффективные» процедуры, которые отвечают требованиям уведомления. Кодекс предлагает рекомендуемую передовую практику для всех отчетных организаций, проводящих проверку имени и даты идентификации личности, для клиентов, которые являются физическими лицами и которые были оценены как имеющие низкий или средний риск.
В некоторых случаях лицо имеет право заверить документы в государственных органах. В принципе, в такой ситуации юридическая сила дубликата будет такой же, как и при использовании первого варианта. Для этого необходимо обратиться в ЖЭК, деканат и т.д.
Довольно часто для того, чтобы придать копии юридическую силу, достаточно будет того, что директор организации или другое уполномоченное лицо лично отметит, что дубликат соответствует оригиналу документа.
Из-за отсутствия рецепта для процесса сертификации новозеландское юридическое общество получило запросы от юристов о формулировке, которую они должны использовать, и допроса относительно того, являются ли хорошо используемые сертификационные марки адекватными.
После получения юридических консультаций Юридическое общество выпустило новый заголовок в своей серии «Практический брифинг»: Сертификация в соответствии с Законом о борьбе с отмыванием денег и противодействием финансированию терроризма. Это можно скачать или просмотреть.
Заверение документа в организации
Юридические лица могут самостоятельно проставить соответствующие отметки на дубликатах. Для этого прежде всего необходимо знать форму и порядок надписей, которые в обязательном порядке должны присутствовать. Право заверять копии документов в таком случае имеют работники компании, которые занимают руководящие должности и к их обязанностям относятся такие действия.
В Практическом брифинге отмечается, что при подтверждении документа в качестве доверенного судьи адвокат должен ознакомиться с оригинальными документальными доказательствами и указать свое имя, подпись, ссылку на его или ее квалификацию в качестве адвоката и адвоката и дату сертификации.
В Кодексе указывается, что формулировка, используемая доверенным судьей для удостоверения документов, должна быть «в том смысле, что предоставленные документы являются подлинной копией и представляют собой личность именованного лица». Кодекс также, как представляется, требует визуальной проверки личности клиента против соответствующей фотографической идентификации.
Порядок проставления отметок:
- местонахождение оригинала документов;
- подтверждение правильности («верно»);
- фамилия и инициалы лица, которое осуществляет заверительную подпись;
- дата составления копии;
- подпись;
- печать.
Довольно часто пропускают первый пункт. Но эта отметка особенно важна в случаях, когда дубликат предоставляется в федеральные органы. Они требуют наличия такой информации, поэтому в обязательном порядке нужно включать такие данные в процессе юридического оформления.
Для чего нужна заверенная копия документа?
Понятно, что нет абсолютного правила в формулировке того, что адвокаты, выступающие в качестве доверенных судей, должны использовать при сертификации документации. Используемая формулировка должна удовлетворять требованиям конкретной отчетности. Если субъект отчетности решает, что он принимает только заверенную копию, которая приняла конкретную формулировку, клиент должен попросить адвоката принять предписанную формулировку. Если это так, стандартные сертификационные марки, используемые юридической фирмой, не будут действительны, если формулировка отличается от формулировки, требуемой отчитывающейся организацией.
Заверка документов, которые содержат два и больше листов
Как заверить копию документа, которая состоит из нескольких страниц? Для этого в законодательстве закреплены специальные рекомендации, которых нужно придерживаться.
Прежде всего стоит пронумеровать каждую страницу, из которой состоит копия. При этом не имеет значения, где именно будут стоять цифровые обозначения. Главное, чтобы они соответствовали оригиналу. В обязательном порядке все листы необходимо скрепить между собой соответственно нумерации документа. Сшить их можно при помощи нити или железной скобкой. Место соединения должно припадать на ту часть бумаги, где нет текста. Как правило, это левая часть страницы.
В брифинге по практике рекомендуется, чтобы, если отчитывающийся субъект не требует какой-либо конкретной формулировки, адвокат должен принять формулировку о том, что отчетная организация, скорее всего, будет считаться приемлемой. Предлагаемая формулировка запроса на удостоверение копии паспорта клиента, водительских прав, лицензии на огнестрельное оружие Новой Зеландии или заграничного национального удостоверения личности.
Когда есть запрос на подтверждение копии нефотографической идентификации, адвокаты должны учитывать, насколько они счастливы подтвердить, что документ «представляет собой идентификацию названного лица», особенно когда они не знают клиента. Поскольку фраза «представляет собой идентификацию» не определена, юристам необходимо учитывать, в какой степени не фотографическая идентификация способна представлять чью-либо личность.
На то место, где выходит нить или скобка, нужно наклеить специальную бумажку, на которой будет обозначено количество листов и подпись должностного лица. Кроме того, необходимо поставить печать, но так, чтобы одна ее часть была на листе с обозначением номеров страниц, а вторая – на самом документе.
Кроме того, нормативно-правовыми актами предусмотрена возможность не скреплять страницы многолистового документа между собой. Но в таком случае на каждой составляющей копии в обязательном порядке должны быть проставлены соответствующие обозначения, которые свидетельствуют о верности дубликата.
Предложенная формулировка, в которой клиент представляет часть не фотографической идентификации и часть фотографической идентификации вместе, и адвокат убежден, что качество фотографической идентификации таково, что оно подтверждает информацию о нефотографической идентификации.
Адвокат, который не чувствует себя комфортно в отношении этого утверждения, может предложить подтвердить копию следующим образом. В этом случае ответственность за принятие или отсутствие этого обязательства лежит на отчетном субъекте. Один штамп может быть составлен для использования, когда документ содержит фотографию клиента, а другой - когда нет.
Заверка документа у нотариуса
Как заверить копию документа, на которые полномочий работников организации не хватает? В таких случаях лицу придется воспользоваться услугами нотариуса. Именно такой работник имеет право проставлять отметки, которые свидетельствуют об идентичности дубликата документа его оригиналу. При этом к нему можно обращаться не только в тех случаях, когда это прямо указано в законе. Граждане и организации имеют право на подтверждение тождественности в нотариальной форме даже тех документов, которые могут быть заверены другим способом. Просто в таком случае не возникает неуверенности в том, что что-то сделано не так, как нужно.
Важным моментом, который проходит весь процесс, является то, что любые готовые сертификационные марки или любая конкретная формулировка могут не всегда соответствовать потребностям конкретного объекта отчетности. Когда вам необходимо предоставить официальный документ в Университет, вы можете представить заверенную копию этого документа, а не оригинал документа.
Обратите внимание: вы должны сохранить исходный документ, так как университет может запросить просмотр документа для целей проверки. Подтвержденная копия документа является неизменной копией оригинала, который был заверен уполномоченным лицом как подлинная копия.
Нотариально заверенные копии документов имеют бесспорный характер. Если должностным лицом организации могли быть совершены ошибки при проставлении соответствующих отметок, то у нотариуса такое недопустимо. Поэтому при предоставлении документа, заверенного таким способом, не возникнет никаких вопросов.
Порядок заверки дубликата
Каждый работник нотариата знает о том, как правильно заверить копию документа. Для того чтобы он подтвердил идентичность дубликата, необходимо предоставить:
- оригинал;
- копию;
- документ, подтверждающий личность лица, которое обратилось к нотариусу.
Прежде всего должностное лицо проверяет правильность копии документа и ее полное соответствие оригиналу. После того как этот факт будет подтвержден, нотариус ставит отметки, которые включают его имя, слово «верно», дату, печать, номер регистрации заверки.
После того как все действия будут выполнены, тот, кто обратился в нотариальную контору, расписывается в специальном журнале, где ведется реестр всех обращений граждан и юридических лиц.
Заверить копию документа у нотариуса довольно просто и недолго. Кроме предоставления всех необходимых документов и оплаты таких действий, ничего не требуется.
Сколько стоит заверить копию документа
Если говорить о том, какую цену имеют такие действия, нужно заметить, что здесь все зависит от того, кто занимается процессом.
Когда речь идет о самой организации или органах государства, то такая процедура бесплатная. Никаких отдельных платежей за осуществление таких действий вносить не нужно.
Свою цену имеет нотариальное заверение. Как правильно заверить копию документа, мы разобрались, а вот в том, во сколько это обойдется – нет. В данной ситуации все напрямую зависит от того, каким именно нотариусом осуществляется подтверждение идентичности. Если это государственный работник – то тарифы будут более низкими. В случае если лицо обратилось к частному нотариусу, то тут нужно будет заплатить уже больше.
Практическое значение
Предоставление копии, оформленной юридически, имеет важное значение. В первую очередь это проявляется в том, что такой документ может фигурировать в делах вместо оригинала, подтверждая при этом те или иные факты.
О том, как заверить копию документа, было рассказано достаточно. Самое главное – это запомнить порядок проставления отметок и информации, которая должна в нее входить.
Как заверить копии документов? Образец не установлен на законодательном уровне. Поэтому необходимо выучить все описанные выше правила и соблюдать их. Как примерно он должен выглядеть, можно посмотреть на фото выше.
Заверенные копии документов вам могут потребоваться для предоставления в налоговую инспекцию, представителям внебюджетных фондов, контрагентам, выдачи работникам и др. И обычно ставится требование заверить копии «должным образом», «в установленном порядке». Начинающие бухгалтера в такой ситуации находятся в недоумении, поскольку непонятно, где же искать этот «порядок», как заверить документ. Что же скрывается под мудреными формулировками?
Как заверять
Несмотря на то, что в требованиях на заверение применяются одни и те же формулировки, которые вы прочли выше, в нормативных документах нет определения этих терминов. Но давайте подумаем, для чего нужны копии документов? Цель – подтверждение соответствия копии оригиналу документа.
Заверить копии документов могут:
— нотариус;
— сама организация.
Нотариальное заверение происходит, если нормативный акт прямо указывает на такую необходимость. Но если требования нет, то затраты времени и денег на это не будут оправданы.
Чаще всего организация заверяет документы, которые у нее имеются, самостоятельно. Но вот перед вами копия, которую вам надо заверить. Что делать, как написать, на что опереться?
Нормативные документы
Есть достаточно древний документ — Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
Несмотря на его почтенный возраст и ограниченную сферу применения (судя по названию), он является действующим документом, а порядок заверения, изложенный в нем, распространяется и на другие документы (по обычаям делового оборота).
Есть и более современный документ — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта от 03.03.2003г. №65-ст.
Эти документы дополняют друг друга и не противоречат.
Что можно заверить
Вы можете заверить копии:
— документов, составленных вашей организацией;
— подлинников документов, составленных другими организациями, которые хранятся у вас.
реквизиты
Что же писать на копии? Должны быть такие реквизиты:
— заверительная надпись («копия верна» или «верно»);
— должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель). Может быть любой работник, если на него возложено исполнение таких обязанностей в доверенности или по приказу;
— подпись заверившего лица;
— расшифровка подписи (фамилия и инициалы);
— печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть. У ИП печати может не быть;
— отметка о нахождении подлинного документа в организации;
— дата заверения (выдачи).
Теперь конкретный пример надписи:
Копия верна,
подлинник находится в ЗАО «Загадка»
Генеральный директор ЗАО «Загадка» Отгадкин
Отгадкин О.О.
20 марта 2013 г. М.П.
Обратите внимание: заверяемый документ не должен иметь подчисток, неясно читаемого текста, неоговоренных исправлений, иначе копию не примут.
Если вы заверяете документ на нескольких страницах, то можно заверить каждый лист отдельно или прошить все листы ниткой вместе, пронумеровать, на место прошивки приклеить бумажку и на ней уже сделать заверительную надпись. Кроме того, укажите количество листов, которые вы прошили.
Для заверения копий документов в ИФНС нужно писать:
— заверительную надпись;
— подпись должностного лица (руководителя);
— печать.
Получается, что заверить документ не так уж и сложно. Как считаете вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!