Трудовая книжка представляет собой документ работника, в котором указываются все предыдущие должности и места работы. Она хранится у работодателя в течение всего времени вашей работы. Трудовая не может быть взята и предоставлена в другое место. В случае когда необходимо доказать, что вы в настоящее время работаете, предоставляется копия трудовой книжки. Например, в банк для оформления кредита, при различных субсидиях и другое.
Не стоит думать, что снятие копии возможно при простом ксерокопировании. Необходимо соблюсти всю процедуру заверения. В отличие от дубликата, копия никогда не может считаться заменой оригиналу.
- Сотрудник, которому необходима копия трудовой книжки, должен предоставить заявление в письменной форме. Заявление пишется на имя руководителя или уполномоченного лица. В графе указывается должность и фамилия. Посередине пишется слово «Заявление». В самом обращении указывается просьба оформить копию трудовой книжки, желательно со ссылкой на ст.62 ТК РФ. Причина запроса копии указывается по желанию работника. В заключение ставится подпись и дата.
- Заявление, согласно законодательству, не может рассматриваться дольше трех дней. Издается приказ или устное распоряжение кадровой службе предоставить необходимую копию.
- С помощью копировального аппарата, снимаются копии со всех страниц. Информация должна находиться только с одной стороны страницы. Печатать с двух сторон недопустима. На копиях страниц исправления и помарки недопустимы. Страницы должны быть четкие и разборчивые.
- Каждая страница заверяется подписью. Обычно, подписывать документы, уполномочен руководитель организации или ответственный за заполнение. Каждая подпись заверяется печатью. Рядом с подписью пишется слово «Верно», дата, должность и подпись. Например: «Верно. Главный бухгалтер Карасева О.Р. 12.04.15».
- Каждая подпись заверяется печатью. Подойдет любая печать организации: для документов, общая печать и др.
- Заверив и подписав все страницы, на последней ставится печать и делается надпись: «Работает по настоящее время», подпись и дата. Дата проставляется арабскими цифрами, разделены точками.
- Каждой странице присваивается номер. Листы скрепляются степлером или сшиваются.
- Копия передается сотруднику.
Руководитель не имеет права требовать объяснений, в какое учреждение будет предоставлена копия. В случае отказа, нарушение преследуется по закону: от административного штрафа до уголовной ответственности.
Стоит отметить, когда невозможно предоставить копию трудовой книжки, так как она хранится в другом структурном подразделении, можно предоставить копию трудового договора. Со всех страниц снимается копия, заполняются все данные, на каждой странице ставится подпись и печать.
Заверение копии трудовой книжки
Кто должен заверять копию
- Руководитель организации;
- Главный бухгалтер;
- Работники кадровой службы.
Обычно в небольших компаниях трудовую книжку заверяет главный бухгалтер. В случае когда человек уже не работает (пенсия или безработный), заверить можно на последнем месте службы.
Срок действия заверенной трудовой книжки
Согласно законодательству РФ, нет ограничения по сроку использования заверенной копии трудовой книжки. В зависимости от учреждения, куда она предоставляется, могут меняться сроки. Например, в банк срок от 1 недели до 1 месяца. Он должен иметь гарантию, что человек на данный момент работает и имеет постоянный доход.
В случае, упущения срока, достаточно на последней странице поставить новую дата, подпись уполномоченного лица и печать организации или запросить новую копию.
Юридически заверенная копия имеет силу месяц. Внимание, при смене данных: изменение личных данных, перевод на другую должность, смена работы – копия считается недействительной. Неограниченное действие имеет копия трудовой книжки, заверенная нотариально.
Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита
Наиболее часто заверенная копия необходима при обращении сотрудника в кредитную организацию, в частности, банк. Последнему необходимо получить подтверждение сведений о работе клиента, его платежеспособности. Получив копию книжки, банк получит сведения: кем и где работает потенциальный заемщик, постоянный или прерывающийся стаж и т.д.
Для банка дополнительных записей на копии делать не следует. Заверение аналогично стандартной процедуре.
Отличие копии трудовой книжки для банка от других: срок действия ограничен: от 1 недели до 1 месяца. Это связано с тем, что за больший срок информация в трудовой деятельности может поменяться.
Подведем итог. По заявлению сотрудника, работодатель не имеет права отказать ему в предоставлении заверенной копии трудовой книжки (ст.62 ТК РФ). В самом заявлении цель, где будет использована копия, указывается по желанию работника. При получении копии, следует проверить правильность заверения.
На каждой странице проставлена подпись и печать. На последней странице надпись: Работает по сегодняшний день. Дата, подпись. Правом заверения обладают руководитель организации, главный бухгалтер и сотрудник кадровой службы.
Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет трудовую книжку. И она должна храниться на том месте работы, где на данный момент работает человек. Бывают ситуации, когда какие-либо организации требуют предоставить трудовую или ее копию. Как правильно ее сделать, нужно ли заверять и сколько действительна копия трудовой книжки?
Зачем делать копию
Рассмотрим подробнее те ситуации, когда может потребоваться копия трудовой. Ведь если документ находится у работодателя, невозможно просто прийти и снять копию. Во-первых, нужно направить письменный запрос с указанием необходимости предоставления копии, во-вторых, следует правильно заверить предоставленный документ. Или запрашивающая инстанция откажет в приеме документов.
Копия трудовой книжки может быть нужна:
- Для предоставления займа. В основе своей копия трудовой сможет подтвердить платежеспособность заемщика. Но если гражданин является участником зарплатного проекта, то финансовое учреждение не будет требовать копии.
- Для подготовки документов на выезд из РФ. Строго требовать документ органы не будут, но при заполнении анкеты нужно будет указать все свои места работы. Поэтому для более достоверной информации лучше запросить копию документа.
- Для устройства на работу по совместительству. В данном случае оригинал будет храниться у основного работодателя. Все сведения о стаже, награждениях и любом карьерном продвижении на дополнительной работе будут заполняться по основному месту.
- Для пенсионного фонда при назначении пенсии.
- Для получения визы.
- Иные случаи. Копию можно сделать просто для себя. Бывают ситуации, когда оригинал может потеряться, а данные о трудовом стаже восстановить будет не так легко. Ксерокопия трудовой поможет сохранить данные на конкретный период времени.
Отказать в выдаче копии работодатель не имеет права в соответствии со ст. 89 ТК РФ.
Копия для банка
Каждое финансовое учреждение имеет свои требования для предоставления пакета документов на займ. Копия может быть нужна в следующих случаях:
- для ипотеки;
- для крупного денежного займа;
- для субсидии.
Копия нужна для того, чтобы банк смог убедиться, что гражданин трудоустроен и способен вовремя погашать кредит (на что нужны денежные средства). Банк обязан заранее предупредить будущего заемщика, какой пакет документов нужно собрать и каков срок каждой копии, в том числе финансовое учреждение должно сообщить, сколько времени действительна копия трудовой книжки.
Практически во всех банках копии действительны до 30 дней. Но в зависимости от определенных условий копия может действовать от двух недель до трех дней. Такие требования относятся к большим денежным ссудам. И если гражданин предоставляет копию, которая имеет заверение с истекшим сроком давности, банк вправе не принимать весь пакет документов.
Главное правило при заверении копии трудовой для банка, чтобы в конце документа стояла пометка, что лицо на настоящий момент трудоустроено в конкретной организации.
На сегодняшний день самым актуальным является вопрос о том, сколько действительна копия трудовой книжки для ипотеки. Действует она в течение месяца.
Для ФМС
В Федеральной миграционной службе можно оформить загранпаспорт. Для этого среди прочего списка документов гражданин должен предоставить копию трудовой. При этом она предоставляется только работающими лицами. Если гражданин безработный, то он обязан показать оригинал бланка, где зафиксировано последнее рабочее место.
Сколько действительна копия трудовой книжки для загранпаспорта? Так же, как и для оформления ипотеки, - месяц. Но в отличие от банков, ФМС позволяет продлевать копию. Для этого нужно обратиться к работодателю с уже сделанной копией документа и поставить на ней повторную печать.
Вся информация должна быть легко читаемой и распознаваемой.
Иные структуры
Для оформления визы тоже нужно предоставить копию трудовой. В данном случае действуют несколько другие правила. Если для всей документации действуют сроки до трех месяцев, то для трудовой это вновь месяц. При этом некоторые страницы необходимо переводить на иностранный язык.
Кто сталкивался с оформлением пособий в соцзащите, знают, что это всегда сбор огромного количества документов и справок. Трудовая книжка не исключение, если нужно оформить пособие на ребенка или единовременную выплату. Период действия копии трудовой в соцзащиту составляет столько же, сколько действительна копия трудовой книжки для кредита - 30 дней. Эти же сроки действительны для документов, собираемых в судебные инстанции.
Кто заверяет
Копию трудовой книжки должен заверить либо руководитель организации, либо нотариальная контора.
На последней странице копии необходимо указать, работает гражданин на данный момент в организации или уже уволен.
Сколько действительна заверенная копия трудовой книжки? Столько, сколько требуют организации, запрашивающие подобные документы.
Заверять трудовую книжку у нотариуса необходимо только при обращении в пенсионный фонд.
Алгоритм заверения и регулирующие документы
С документа делается четкая копия, и на каждой странице нужно проставить штамп «копия верна». Далее проставляется подпись руководителя и печать организации. Все штампы должны захватывать текст.
На завершающей странице указывают, работает гражданин на данный момент в организации или нет. В случае, когда лицо не работает и оригинал документа на руках, его нужно заверять в нотариальной конторе.
Сколько действительна копия трудовой книжки, было рассмотрено ранее, обратимся к тем документам, которые регламентируют порядок обращения с трудовыми книжками.
К таким регулирующим документам относят:
- Трудовой кодекс РФ. Как кадровому документу трудовой книжке посвящена целая статья в ТК РФ - ст. 66.
- Постановление правительства № 225 от 16.04.2003. Этот документ учитывает порядок учета бланков, их хранения и заполнение.
Альтернативное заверение
Есть вариант заверения документа, где не нужно ставить печать и подпись на каждой странице. Можно поступить другим образом:
- каждый отксерокопированный лист нужно пронумеровать (в той последовательности, в которой они идут в оригинале);
- сшить полученную копию (нитка должна быть выведена за последний лист);
- на последней странице связать нитку и наклеить на нее лист, указав на нем, какое количество страниц прошито и пронумеровано, подпись уполномоченного лица и штамп организации (его необходимо поставить так, чтобы одна его половина была на листе с информацией, а вторая - на самой копии);
- обязательно необходимо поставить дату заверения документа.
Обычно копия заверяется довольно быстро, так как любое уполномоченное лицо знает, сколько действительна копия трудовой книжки.
Нужно ли заявление
Для того чтобы получить копию трудовой, сотрудник организации должен написать заявление.
Само заявление можно писать в свободной форме, но в нем обязательно должно быть указано:
- полные реквизиты руководителя организации;
- реквизиты сотрудника;
- просьба о выдаче заверенной копии трудовой книжки;
- причина, по которой копия должна быть выдана;
- дата составления документа;
- подпись сотрудника.
Так как информация о том, сколько действительна копия трудовой книжки, известна и руководителю, и кадровым сотрудникам, заявление такого характера рассматривается довольно быстро. В устной форме просьба не принимается.
Одной из основных услуг, за которой чаще всего обращаются граждане в нотариальный офис, является заверение документов у нотариуса. При обращении в судебные органы, возникновении споров компетентно заверенные документы станут прочной базой доказательств, имеющих юридическую силу.
Заверение документов у нотариуса
Многих интересует вопрос: как заверить документы?
Перед заверением документа, следует удостовериться, что такая возможность имеется. Чтобы заверить документы у нотариуса, требуется предоставить оригинал, ксерокопии документа и паспорт.
Подать на засвидетельствование можно следующие документы:
- о наследовании;
- купля-продажа дома, квартиры и другой недвижимости, доли;
- переводы;
- доверенность;
- рента, пожизненное содержание;
- разрешение на перемещение ребенка, которому меньше 16 лет, за пределы Российской федерации;
- брачный контракт;
- регистрация ООО;
- о принятии решения сторонами, в случае, если в них прописан пункт о нотариальном заверении документов.
Договор, составленный сторонами самостоятельно, будет обладать юридической силой без заверения нотариусом, но, не имея специального юридического образования и опыта, грамотно составить бумаги и учесть все нюансы достаточно трудно. Поэтому лучше обращаться к профессиональным юристам для заверения документов у нотариуса и быть уверенным в их правомерности.
Какие бумаги нельзя заверить?
Заверить документы у нотариуса можно не все, существует ряд ограничений на законодательном уровне, когда засвидетельствовать их не представляется возможным:
- Если они заламинированы. Подлинность идентифицировать невозможно, поэтому по закону они считаются недействительными.
- Если подпись проставлена факсимильным штампом, копированием, другим техническим методом.
- Не осуществляется заверение документов, имеющих иностранное происхождение и не прошедших легализацию, соответствующую требованиям принятых межгосударственных стандартов.
- Если они составлены на нескольких не имеющих нумерации листах без прошивки, с отсутствующими на них подписями ответственных лиц и печатями.
- Если нарушена целостность, присутствуют фрагменты с нечитаемыми строками, словами в тексте, неразборчивыми подписями, реквизитами, что может привести к неоднозначному толкованию содержимого, сомнению в подлинности.
- С написанными карандашом отрывками, словами.
- При наличии исправлений, приписок, зачеркиваний, без пометки «Исправленному верить», закрепленной печатью.
Заверение копий
В повседневной жизни часто приходится сталкиваться с необходимостью предоставления в органы государственной власти, различные инстанции заверенной копии документа. Такую услугу оказывает нотариус.
Для обращения в нотариальную контору необходимо иметь:
- оригинал;
- ксерокопии;
- паспорт.
Заверенная нотариусом копия имеет такую же юридическую силу, что и подлинник. Нотариус сможет заверить копию документа, если на нем имеется регистрационный номер, дата, печать, подпись. В предоставленных бумагах не должно быть записей карандашом, исправлений, подчисток. Не заверяются копии с заламинированных, ветхих, нечитаемых оригиналов.
Сделать ксерокопию документа можно самостоятельно или в нотариальной конторе. Обязательным является четкость текста, его читаемость, отчетливость подписей и печатей. Копия должна соответствовать оригиналу по числу страниц и листов.
В нотариальной конторе сотрудник проверяет предъявляемые документы и копии к ним на соответствие принятым законодательством требованиям, сверяет ксерокопию с оригиналами. Далее на первой странице справа в верхнем углу ставится штамп – «Копия». В нижнем углу справа проштамповываются начальные буквы города, окончание названия населенного пункта проставляется на последней странице рядом со штампом засвидетельствования копии и печати нотариуса. Такие приемы предусмотрены для того, чтобы была возможность отличить подлинную нотариально заверенную копию от поддельной.
Данные о заверении вносятся в специальный реестр, в него вносятся паспортные данные обратившегося лица, количество страниц, копий, наименование документа.
Срок действия нотариально заверенных копий документов
По закону копия будет иметь юридическую силу, пока правомочным является ее оригинал. В некоторых инстанциях копии, выданные много лет назад, не принимают. Связано это с сомнениями существования оригинала. В таких случаях требуется предъявить изначальный документ или сделать с него новую копию.
Наибольшее недоверие вызывают заверенные копии о заключении брака, который на момент предъявления бумаги может быть расторгнут. Недействительна копия с утерянного документа, если произошла замена его на новый.
Сколько стоит заверить документ у нотариуса
В соответствии с существующим законодательством стоимость услуг в нотариальной конторе формируется из двух составляющих:
- Фиксируемого законодательством Российской федерации, единого для всех нотариусов тарифа.
- Стоимости правовых и технических услуг, которую нотариус определяет самостоятельно. Фактически цена услуг приблизительно одинакова. Разница может быть связана с местонахождением нотариальной конторы или индивидуальной оценки стоимости своей работы конкретным нотариусом.
В случаях, когда в нормативных документах не оговорена необходимость заверенных нотариусом копий, заверить их можно самостоятельно. На сегодняшний день действует закон, согласно которому заверить их может руководитель предприятия или уполномоченное лицо.
Заверение доверенности без нотариуса
Случается, что заверить доверенность нотариально нет возможности по причине отсутствия по месту проживания нотариальных органов или других обстоятельств, тогда документ может быть заверен:
- главным, старшим и дежурным врачами лечебного учреждения для военнослужащих;
- командиром военной части военнослужащему и членам его семьи;
- руководителем предприятия;
- родителями, опекунами (для несовершеннолетних);
- директором учебного заведения для работающих в нем и обучающихся;
- главным врачом больницы для находящихся на лечении;
- начальником тюрьмы, колонии для содержащихся в ней лиц.
Чтобы не попасть в ситуацию, когда сила самостоятельно составленного документа будет юридически незначима, следует внимательно относиться к составлению и заверению документов. Гораздо целесообразнее обратиться в нотариальную контору, чем при отсутствии или неправильном составлении документов попадать в неприятное, затруднительное положение.
В нотариальной конторе Юдашкиной З.В. вам быстро и грамотно составят, заверят любой документ, опираясь на действующие законы.
3152
- Темы:
- Трудовые книжки
- Дубликат трудовой книжки
- Учет трудовых книжек
Работники часто обращаются к работодателю с просьбой выдать им копию трудовой книжки. Такая копия трудовой книжки должна быть правильно заверена. О том, как заверить копию трудовой книжки, как рассчитать трудовой стаж по трудовой книжке, а также каков срок действия копии трудовой книжки, вы узнаете, прочитав статью.
Из этой статьи вы узнаете:
- как заверить копию трудовой книжки;
- как рассчитать трудовой стаж по трудовой книжке;
- каков срок действия копии трудовой книжки.
Как заверить копию трудовой книжки
В большинстве случаев работодатель не вправе выдать оригинал трудовой книжки на руки работающему сотруднику. Такая возможность предусмотрена только когда это необходимо в целях обязательного социального страхования (ч. первая ст. 62 ТК РФ.). Причем чаще всего речь идет об оформлении пенсии по старости.
В остальных случаях стараются оформить копию. Поскольку если работник потеряет трудовую книжку, восстанавливать ее придется кадровику. Выдача копии трудовой книжки осуществляется сотруднику по его заявлению. Срок выдачи копии трудовой книжки составляет три рабочих дня со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ).
Правильная копия трудовой книжки - это та которая оформлена в соответствии с требования п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Откопируйте трудовую книжку так, чтобы один разворот находился на одном листе.
Порядок оформления копии трудовой книжки зависит от количества страниц документа.
Копия содержит мало страниц. Проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» (или «Копия верна»), информацию о том, что подлинник находится в организации, должность сотрудника, заверившего копию документа, его личную подпись и расшифровку, дату заверения, а также печать. Все листы копии скрепите.
Копия содержит много страниц. Заверять каждую страницу не обязательно. Пронумеруйте все листы, сшейте их ниткой, концы которой выведите на оборот последнего листа и опломбируйте, сделав запись «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже укажите должность работника, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку, дату заверения, а также поставить печать. При этом часть оттиска должна заходить на пломбу (письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).
Если нужно подтвердить, что сотрудник работает в организации. На последнем листе копии трудовой книжки после всех записей поставьте текущую дату и внесите запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.
Работодатели по заявлениям сотрудников обязаны выдавать копии документов, необходимых для решения вопросов, которые касаются их прав и законных интересов (Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X, далее - Порядок выдачи документов). При этом копии должны быть надлежаще заверены. Для этого руководитель или уполномоченный сотрудник ставит на них подпись и печать. Также указывается дата выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя (п. 1 Порядка выдачи документов).
Срок действия копии трудовой книжки
Трудовое законодательство не устанавливает срок действия копии документа, в том числе трудовой книжки, которую заверил работодатель (ст. 62 ТК РФ).
Копия трудовой книжки отражает содержание трудовой книжки в момент ее изготовления. Поэтому копия документа соответствует оригиналу этого документа на дату его заверения работодателем. Если вы на следующий день внесете в трудовую книжку очередную запись или исправление, то копия уже не будет соответствовать оригиналу.
Довольно часто различные организации требуют предъявления копии вашей трудовой книжки, которая должна быть заверена в установленном порядке. Например, этот вариант документа могут у вас потребовать при оформлении кредита или ипотеки, при получении каких-либо льгот в различных инстанциях, для выдачи заграничного паспорта. Многие задаются вопросом о том, каковым будет срок действия копии трудовой книжки, или же этот документ не имеет срока годности.
Трудовая книжка является единственным документом, который предоставляет сведения о трудовой деятельности человека. Все сведения о его работе указаны только в ней. Выдавать этот документ на руки работнику, пока тот оформлен и работает на этом предприятии, работодатель не имеет права. Но если человеку необходимо предоставить сведения о его трудовой деятельности, работодатель может сделать выписку из вашей трудовой книжки или же ее копию.
Порядок оформления и выдачи копий трудовой книжки
Чтобы ваш работодатель выдал все необходимые ксерокопии трудовой книжки, работнику будет необходимо подать письменное заявление. В срок не более трех дней работодатель обязан выдать ее. Работодатель может оформить два различных вида документа – выписка или копия.
Как верно и законно заверить ксерокопии трудовой книжки
Каждый из этих документов должен быть обязательно оформлен надлежащим образом и соответственно определенным правилам. То есть уполномоченное лицо проставляет подпись и печать организации на ксерокопиях, свою фамилию, имя и отчество, и указывается дата выдачи документа. На каждой из страниц ксерокопии делается запись о том, что данная копия верна.
Выписка – это копии необходимых отдельных страниц трудовой книжки. Этот документ выдается, если необходимо предоставить сведения, например, за отдельный период, а деятельность в остальное время не имеет значения для учреждения.
Каков срок действия заверенной копии трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это ксерокопии всех страниц документа, которые заверены работодателем и являются официальным документом. Срок годности заверенной трудовой книжки чаще определяют именно учреждения, которые требуют представить этот документ. То есть это может быть как 14 календарных дней, так и 1 месяц. Это связывают только со спецификой запросов этих инстанций.
Сколько времени актуальна копия вашей трудовой книжки?
Обычно, копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет срок действия один месяц. Если за этот период в трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, тогда копия трудовой будет недействительной и необходимо будет оформлять новую копию.
Если человек не работает на тот момент, когда ему потребовалась копия его трудовой книжки, а соответственно, к работодателю он не обратится, тогда заверить ее можно у нотариуса. Но данная процедура будет стоить вам финансовых затрат. Если же работающий человек обращается за этой услугой к работодателю, то этот документ заверяется совершенно бесплатно.